Gérer mes réservations

 

CmonSite vous permet de gérer facilement les calendriers et réservations qui ont lieu sur votre site. Pour cela il vous suffit d’aller sur la page « Boutique » => « Réservations« .

À partir de cette page vous pourrez :

  • Gérer les réservations de votre site
  • Gérer les calendriers disponibles et leurs tranches horaires
  • Importer et exporter vos calendriers
 

1. Mes réservations

Sur cette page vous pouvez voir un calendrier affichant toutes vos réservations ainsi que les jours de fermeture que vous avez défini.

Vous pouvez trier vos réservations par rapport à plusieurs critères comme les différents calendriers que vous avez créé ou le type de la réservation (vous pouvez afficher/cacher : les jours de fermeture, les réservations en attente, que les réservations validées ainsi que tous les calendriers créés).

À partir de cette page plusieurs actions sont possibles en cliquant sur une date :

    • Valider une réservation : en cliquant sur une réservation, vous pouvez l’éditer et la valider. Pour cela il suffit de cliquer sur « Confirmer la réservation« . Cela enverra un e-mail au client le prévenant que sa réservation a bien été prise en compte.
    • Ajouter une réservation : vous pouvez créer une réservation «à la main» sans qu’il n’y ait eu de commande. Il vous suffira de remplir les informations :
      • «Commentaire» : ce qui sera affiché sur le calendrier
      • «Calendrier» : le calendrier sur lequel s’appliquera la réservation
      • «Produit» : le produit réservé
      • «Nombre de réservation» : la quantité réservée
      • «Date de début / date de fin» : les dates de la réservation
      • «Confirmer la réservation» : case à cocher afin de valider la réservation
      • «Bloquer le créneau et mettre en attente la réservation» : si cette case est cochée cela veut dire que cette réservation est en attente de confirmation.
      • Bloc «Information client» : ce sont les informations relatives au client qui a passé la commande (avec les informations e-mail, téléphone, nom, prénom d’affiché)
    • Fermer une date : c’est à dire que vous ne prendrez pas de réservation sur une période précise que vous pouvez définir, ainsi que le calendrier concerné par cette fermeture. Ces dates seront bloquées et ainsi vos visiteurs ne pourront pas y faire de réservations.
      Pour plus d’informations sur la fermeture de dates, rendez-vous en bas de page.

2. Configuration

Sur cette page vous pourrez définir plusieurs options générales à tous vos calendriers :

  • Notifier automatiquement le client lors de la confirmation de réservation : Si cette case est cochée et que vous avez spécifié une adresse e-mail ou un numéro de téléphone à votre calendrier (voir partie 3), alors votre client recevra une notification dès que sa commande sera confirmée
  • Vous pouvez «Valider automatiquement la réservation lors de la validation du paiement» en cochant la case de certains moyens de paiement. Ainsi, si un de vos utilisateurs commande avec PayPal par exemple, vous pouvez dire que la commande sera automatiquement confirmée, et pour toutes les autres qu’elles seront en attente de confirmation

Vous pouvez également éditer vos disponibilités générales afin de définir les tranches horaires sur lesquelles vous êtes disponible afin de recevoir/donner le produit loué. Si d’autres disponibilités ont été mises dans un calendrier en particulier (voir partie 3.1) alors ces disponibilités passeront au-dessus de celles-ci.

3. Calendriers

Dans cet onglet vous pouvez voir et éditer/supprimer tous les calendriers que vous avez créé. De plus, vous pouvez créer de nouveaux calendriers que vous pourrez ensuite utiliser pour vos produits.

3.1 Gestion des calendriers

Lors de l’édition/la création d’un calendrier, vous pouvez remplir les champs suivants :

  • Nom du calendrier : le nom que vous verrez dans votre administration, il vous servira à vous retrouver parmi tous vos calendriers.
  • Nom du calendrier affiché à vos clients : ce sera le nom qui s’affichera sur le calendrier du produit pour vos visiteurs. S’il n’est pas défini alors s’affichera le nom du produit.
  • E-mail : cette option est facultative, elle vous permet d’indiquer une adresse e-mail sur laquelle vous recevrez/enverrez les notifications de réservation.
  • Portable : cette option est facultative, elle vous permet d’indiquer le numéro d’un téléphone portable sur lequel vous recevrez/enverrez des notifications de réservation.
  • Notion de quantité/stock : si cette option est cochée, alors vous pourrez ajouter une notion de stock sur votre produit avec ce calendrier et celui-ci pourra alors être réservé par exemple deux fois au même moment si vous l’avez défini ainsi.
  • Personnaliser mon calendrier : cela permet de définir les créneaux horaires sur lesquels vous serez disponible pour ce calendrier afin de recevoir/donner le produit loué.
  • Ajouter un intervalle de disponibilité : si vous avez des variations de tarifs en fonction de périodes vous pouvez ajouter des intervalles de disponibilité (ex : Tarifs hiver du 01 octobre au 31 mars/Tarifs été du 01 avril au 30 septembre).

3.2 Import/Export de vos calendriers

En plus d’éditer vos calendriers, vous avez la possibilité d’importer des calendriers de Google Agenda, Booking, AirBnB, … afin de synchroniser vos informations.

Pour trouver ces informations il suffit de cliquer sur le bouton de synchronisation. Vous aurez alors accès à l’URL de votre calendrier au format ICS.

Dans cette espace vous pourrez également coller l’URL menant vers d’autres calendriers au format ICS afin de synchroniser ces calendriers extérieurs avec le votre.

Pour pouvoir synchroniser deux calendriers de réservation CmonSite, vous devez renseigner la référence du produit et/ou la référence interne du produit afin de créer une réservation sur le produit et non bloquer la date.

4. Proposer la prise de rendez-vous

Vous proposez par exemple, des ateliers de création de bijoux et vous souhaitez que vos clients puissent directement réserver en ligne sur votre site.

Trois options de paiement sont à votre disposition :

  • Le client prend rendez-vous et paie directement sur votre site afin de valider sa réservation.

  • Le client prend rendez-vous et paie sur place, le jour du rendez-vous.

  • Le client prend rendez-vous et peut choisir de payer en ligne ou sur place le jour du rendez-vous.

 

L’option « Valider automatiquement la réservation dans le calendrier lors d’une réservation sur place » vous permet de valider automatiquement les réservations de vos clients sans demander de règlement en ligne.

Un champ « Texte affiché sur le bouton de réservation sur place » vous permet de personnaliser le bouton pour valider la réservation.

 

Comment fermer un créneau de réservation ?

Vous pouvez fermer un créneau de réservation et ainsi empêcher vos clients de choisir certaines dates.
Dans l’onglet «Boutique», cliquez sur «Réservations».
Pour accéder directement à cette page, cliquez ici.

Sur votre agenda, cliquez sur la date que vous souhaitez bloquer, cette fenêtre apparaît. Choisissez «Fermer une date».
Vous pourrez ensuite configurer la fermeture de la date :

 

  • «Commentaire» : votre commentaire sera affiché sur la date ou la période que vous fermez. Celui-ci n’est pas visible par les visiteurs. Il est obligatoire d’ajouter un commentaire pour fermer une date.
  • «Calendrier» : sélectionnez le calendrier sur lequel vous souhaitez appliquer cette fermeture de créneau.
    Notez qu’il est possible de créer directement un nouveau calendrier en cliquant sur «Créer un calendrier».
  • «Date de début» & «Date de fin» : choisissez la date ou la période pour laquelle la fermeture s’applique.
  • «Commentaire additionnel» : remplissez ce champ pour ajouter des informations complémentaires à votre fermeture. Tout comme pour le commentaire, celui-ci ne sera pas affiché aux visiteurs.

 

 

 

 

 

 

 

Voici ce que vous pourrez visualiser après avoir fermé une date de réservation :

 

 

Côté client, les dates non disponibles seront barrées par des croix rouge.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Découvrez nos vidéos tuto (en 4 parties) sur la gestion des réservations